So schreiben Sie eine E-Mail richtig

Die Zeit der Korrespondenz und der Erwartung von Briefen hat mit dem Fortschritt der Technologie einen völlig anderen Kontext eingenommen. Anstelle des Postboten erwarten wir heute einen kleinen weißen Umschlag am unteren Rand des Monitors oder auf unserem Handy. Obwohl die Kommunikation weitgehend erleichtert wird, müssen wir uns bewusst sein, dass i E-Mail erfordert bestimmte Verhaltens- und Schreibregeln.

Obwohl das Versenden von E-Mails mittlerweile weit verbreitet ist, gibt es immer noch diejenigen, die nicht wissen, wie man E-Mails verwendet, oder Probleme beim Schreiben einer guten E-Mail haben. Wenn Sie eine E-Mail an Arbeitgeber, Geschäftspartner, einige Institutionen oder Professoren senden, ist es sehr wichtig, dass sie richtig und fehlerfrei geschrieben ist. Nur so können wir höflich, angemessen und richtig schriftlich kommunizieren. Sie fragen sich, wie die Einführung, der Inhalt und der Betreff der E-Mail lauten sollen? Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine E-Mail korrekt und fehlerfrei schreiben, befolgen Sie die Regeln beim Schreiben Ihrer E-Mail.

Adresse und Betreff klar formulieren


Neben der Adresse eines klar formulierten Empfängers ist ein wichtiger Teil der E-Mail der Betreff, dh die E-Mail-Adresse, unter der der Empfänger den Betreff Ihrer E-Mail kennt. Ein Thema bedeutet, dass Sie in wenigen Worten oder in einem einzigen Wort schreiben, worum es in dem Buchstaben selbst geht.

Der Titel der E-Mail ist wichtig, da viele als Werbung gesendete Briefe gelöscht werden. Geben Sie daher deutlich an, was Sie in dem von Ihnen gesendeten Brief sagen möchten. Der Titel der E-Mail sollte gut und überzeugend sein, da er die Leute sofort dazu bringt, die E-Mail zu lesen und ihnen ein klares Bild davon zu geben, worum es in der E-Mail geht.

Wenn es sich beispielsweise um eine wichtige E-Mail handelt, die Sie an einen Geschäftspartner senden möchten, sollte dies in der E-Mail-Adresse angegeben werden. Wenn es sich um einen Witz handelt, muss der Titel entdeckt werden, denn Sie können sofort erkennen, dass es sich um etwas handelt, das Sie in der Pause lesen können.


Halten Sie den Betreff Ihrer E-Mail logisch und direkt, da der Empfänger Ihres Briefes möglicherweise mehrere Dutzend E-Mails pro Tag erhält. Halten Sie sich also an Einfachheit und Logik. Machen Sie keine Komplikationen, aber schreiben Sie den Betreff nicht oder zu breit, um die Mail in der empfangenen Mail sichtbar zu machen. Ein weiterer Grund, warum der Titel klar sein muss, besteht darin, dass die Leute später im Posteingang oder Postausgang leichter eine bestimmte Mail finden können.

Betreff oder E-Mail-Betreffwenn möglich Es ist am besten, in einem Wort zu schreiben, in Kleinbuchstaben. Verwenden Sie beim Schreiben eines E-Mail-Betreffs niemals Großbuchstaben, da dies bei schriftlichen Kontakten bedeuten würde, als würden Sie jemanden in mündlicher Kommunikation anschreien. Ein Ausrufezeichen wird nicht empfohlen, außer in seltenen Situationen, wenn es um wirklich dringende und wichtige E-Mails geht.

Beginnen Sie den Brief mit einer Begrüßung und enden Sie mit einer Unterschrift


Ein richtig geschriebener Geschäftsbrief sollte sein kurz, klar und freundlich. E-Mails sind keine Kommunikationsform, bei der sie detailliert und umfassend sein sollten. Schreiben Sie so kurz wie Sie möchten und vereinbaren Sie möglicherweise einen Termin, um die verbleibenden Details persönlich oder zumindest telefonisch zu erläutern. Wenn etwas sehr wichtig ist, können Sie dem Anhang eine längere Beschreibung hinzufügen.

Die E-Mail beginnt wie alle Briefe mit einer freundlichen Begrüßung (Dear XY, Dear XY). Wenn Sie „Dear…“ geschrieben haben, setzen Sie ein Komma und schreiben Sie die Einleitung mit einem kleinen Anfangsbuchstaben. Da nach der Begrüßung ein Komma steht, fahren Sie nicht mit dem Großbuchstaben fort.

Unter der Begrüßung sollte sich eine Einführung befinden, um Ihren "Gesprächspartner" in den grundlegenden Inhalt und Zweck des Briefes oder der Nachricht einzuführen.

Seien Sie beim Verfassen Ihrer Einführung kurz und zögern Sie nicht, den Rest der Nachricht zu lesen. E-Mail ist nämlich keine Seminar- oder Abschlussarbeit, und eine Verzögerung des Hauptthemas der Nachricht kann den Empfänger nach dem Lesen der gesamten Nachricht zu einer anderen Meinung führen. Erklären Sie daher in einer kurzen Einführung, warum Sie den Empfänger ansprechen, und gehen Sie langsam zum wesentlichen Teil der Nachricht über.

Die Botschaft muss sehr präzise sein, damit die Frage "Was der Autor mit diesem Brief sagen wollte" nicht aufgeworfen wird. Viele Leute machen Fehler beim Schreiben von E-Mails, so dass es am Ende langweilig und ungenau ist. In langen E-Mails, die von der überwiegenden Mehrheit nicht gelesen werden können, kann es schwierig sein, das wahre Thema und den Zweck Ihres Schreibens herauszufinden. Um eine gute E-Mail zu schreiben, halten Sie sich an die Regel, dass es so lang wie eine SMS sein muss. daher halte dich an die Regeln von maximal fünf Sätzen, die du in den Brief schreibst. Alles über fünf Sätze für den Empfänger ist übertrieben und ermüdend. Die zusammenfassende E-Mail teilt dem Absender mit, dass er entschlossen ist und weiß, was er will.

Die Schlussfolgerung, mit der Sie enden, ist, klar zu machen, was Sie erreichen möchten.

Ganz am Ende des ausgefüllten Schreibens sollten sich eine Begrüßung (aufrichtige Grüße, Grüße, Grüße ...) und Ihre Unterschrift befinden, die neben Ihrem vollständigen Namen auch Ihre Position in dem Unternehmen, für das Sie tätig sind, und Ihren offiziellen Ansprechpartner enthält.

Es ist auch wichtig, dass der Brief, den Sie schreiben, in erster Linie richtig (grammatisch und stilistisch) angeordnet ist. Wenn Sie sich bezüglich Ihrer Grammatik und Ihres Stils nicht sicher sind, gibt es verschiedene Websites im Internet, auf denen Sie sie überprüfen können. Streichen Sie daher vor dem Senden einer E-Mail mit dem Finger über eine der Webseiten, um zu überprüfen, ob Sie alles richtig gesendet haben.

Die Person, die Ihren Brief liest, muss sofort die wichtigen Informationen kennen, die Sie hervorheben möchten. Der Übersichtlichkeit halber können Sie den Text mit Blockformularen in kleinere Einheiten unterteilen.

Betonen Sie, dass Sie auch einen Anhang senden

Wenn Sie ein Bild oder ein wichtiges Dokument als Anhang senden, müssen Sie es in der Nachricht hervorheben. Dadurch wird sichergestellt, dass der Empfänger den Anhang nicht antizipiert, und Sie werden sicher sein, dass Sie ihn gesendet haben. Oftmals können Sie einen Anhang nicht in Eile senden, und auf diese Weise werden Sie von der anderen Partei gewarnt.

Wenn Sie vergessen, einen Anhang zu senden, senden Sie mit Entschuldigung eine weitere Nachricht, da Sie in der vorherigen Nachricht nicht alle erforderlichen Dokumente gesendet haben. Solche Dinge passieren häufig in der Geschäftswelt, sodass Sie sich nicht sehr schämen müssen. Der Empfänger wird die Situation verstehen.

Respektieren Sie die Privatsphäre der Mails anderer

Wenn Sie E-Mails an eine große Anzahl von Adressen senden können (dies ist häufig der Fall, wenn Sie lustige E-Mails an Freunde senden), ist es möglicherweise besser, nicht 15 bis 20 E-Mail-Adressen in das Feld "An" einzufügen, als eine Gruppe von Freunden in Ihrem E-Mail-Konto zu bilden . Auf diese Weise wird den Empfängern nicht die Liste der Adressen aller Personen angezeigt, die diese E-Mail ebenfalls erhalten haben.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, die Adressen in "bcc" anstatt in das Feld "to" einzugeben. Die Personen, mit denen Sie die E-Mail gesendet haben, werden sie wahrscheinlich weiterleiten, sodass viele Personen die Mailingliste Ihrer Freunde erhalten. Die gleichen Regeln gelten für die Weiterleitung von E-Mails an mehrere Adressen. In diesem Fall können Sie aus dem weitergeleiteten Text eine Liste der E-Mails der Personen löschen, die die E-Mails ursprünglich erhalten haben. Dies ist auch eine Möglichkeit, sich vor Spam und / oder Spam zu schützen.

Achten Sie auf die Privatsphäre der E-Mail-Adresse einer anderen Person und vergewissern Sie sich, bevor Sie mit dem Versenden lustiger E-Mails beginnen, ob dies sinnvoll ist oder ob eine bestimmte Person an dieser Form der Kommunikation beteiligt sein möchte.

Vermeiden Sie das Schreiben vertraulicher Informationen

Sie wissen wahrscheinlich auch, dass E-Mails keine sichere Form der Kommunikation sind, das heißt, dass sie Ihre Privatsphäre nicht schützen. E-Mails können problemlos an andere Personen weitergeleitet und von Hackern, Serverbesitzern und dem Internetdienstanbieter selbst gelesen werden. Seien Sie sehr vorsichtig, wenn Sie den von Ihnen eingereichten Inhalt erstellen. Überlegen Sie zweimal, bevor Sie auf "Senden" klicken. Dies gilt insbesondere für diejenigen, die E-Mails an Journalisten senden. Sobald Sie in der E-Mail vertrauliche Informationen entdeckt haben, gibt es kein Zurück mehr.

Der Inhalt selbst sollte wichtige Daten und Informationen vermeiden, die Ihrer Meinung nach nicht viele Menschen kennen sollten. Wenn Sie dies nicht vermeiden können, geben Sie dies bitte deutlich an, damit der Empfänger weiß, dass das, was in dem Brief steht, nur für ihn bestimmt ist.

Sie können sich schützen, indem Sie keine vertraulichen Informationen schreiben oder Fotos senden, die andere nicht sehen sollen. Sie können sich auch rechtlich absichern, indem Sie am Ende der E-Mail einen Haftungsausschluss einfügen, der in jeder von Ihnen gesendeten E-Mail enthalten ist. Sie können in Ihren E-Mail-Einstellungen eine Erklärung hinzufügen.

Verwenden Sie niemals geschäftliche E-Mails, um private Nachrichten zu senden, wenn die E-Mail-Adresse in der Domäne oder auf dem Server Ihres Arbeitgebers geöffnet ist. In diesem Fall besitzt der Arbeitgeber die E-Mail-Adresse, obwohl sie in Ihrem Namen liegt und er kann damit tun, was er will. Es kann wie jedes andere Objekt gelesen, aufgezeichnet und verwaltet werden. Achten Sie darauf, dass Sie nicht in eine unangenehme Situation geraten, da eine Korrespondenz ebenfalls zur Kündigung führen kann.

Notfall-Mail-Tag

Informationen, die sehr wichtig sind, dh Sie sollten so schnell wie möglich an Ihr Ziel gelangen, indem Sie sie hervorheben markieren Sie mit einem roten Ausrufezeichen oder einer roten Flagge. Auf diese Weise weiß die Person, die die E-Mail erhält, sofort, welche Priorität Sie haben.

Achten Sie jedoch darauf, dieses Tag nicht zu missbrauchen, indem Sie diejenigen E-Mails markieren, die nicht tatsächlich gesendet werden. Sie könnten also unprofessionell und leichtfertig handeln, und wenn die Nachricht dann wirklich dringend war, würde sie tagelang niemand lesen.

Mail-Quittung anfordern

Eine Bestätigung per E-Mail ist nicht immer erforderlich, da dies insbesondere dann langwierig sein kann, wenn Sie tagsüber viele E-Mails erhalten. Es ist auch nicht ungewöhnlich, dass Kollegen E-Mails mit komischen Inhalten austauschen. Wenn die Bestätigung als obligatorisch festgelegt ist, ist dies nicht sinnvoll, da dies in solchen Fällen nicht erwartet wird. Es wird also nach Bestätigung gesucht, wann und ob dies sinnvoll ist.

Sie können festlegen, dass beim Öffnen der E-Mail durch den Empfänger ein Fenster angezeigt wird, in dem Sie aufgefordert werden, den Empfang der E-Mail zu bestätigen. Wenn Sie auf das Feld "Ja" klicken, werden Sie gleichzeitig darüber informiert, dass der Empfänger Ihre E-Mail gelesen hat und wann sie gelesen wurde. Obwohl diese Art der Nachrichtenautomatisierung sehr praktisch ist, ist sie für einige Leute ziemlich mühsam und wird als Eingriff in die Privatsphäre angesehen, obwohl es in erster Linie um Geschäftskommunikation geht.

Um dies zu beheben, sollten Sie den Empfänger bitten, den Empfang der E-Mail zu bestätigen, bevor Sie in der Mail begrüßt werden. Wenn Sie eine solche Bestätigung nicht erhalten, können Sie die E-Mail jederzeit erneut senden oder sicherstellen, dass Ihre E-Mail telefonisch eingeht.

Pünktlich antworten

Wenn Sie eine E-Mail erhalten haben, ist es wichtig, dass Sie rechtzeitig darauf antworten ungefähr 24 Stunden. Wenn Sie dies nicht können, tun Sie dies natürlich so schnell wie möglich mit der zusätzlichen Begründung, warum Sie mit der Antwort zu spät kommen, die auch kurz sein sollte.

Da E-Mails jetzt in der Geschäftskommunikation auf Smartphones und Tablets verfügbar sind, sind sie fast unangemessen und unanständig, wenn Sie nicht sofort oder kurz nach Erhalt antworten. Wenn Sie kurzfristig nicht auf eine E-Mail antworten, bedeutet dies, dass Sie unhöflich sind, wie wenn jemand während eines Gesprächs den Kopf zu Ihnen dreht.

Wenn Sie höflich sein und vermeiden möchten, dass die Gegenpartei Sie ständig überprüft, um eine Antwort zu senden, können Sie dies per E-Mail tun Aktivieren Sie die automatische Antwortoption. Einige dieser Nachrichten besagen, dass Sie abwesend sind, und werden nach Möglichkeit antworten. Wenn Sie jedoch längere Zeit nicht da sind, schreiben Sie ab wann Sie abwesend waren und wer Sie verändert. Geben Sie den Namen eines Kollegen sowie seine E-Mail- und Telefonnummer an. Es wird nicht empfohlen, einen Grund für die Abwesenheit anzugeben, z. B. Urlaub. Dies ist unangemessen und unnötig und kann zu Kommentaren führen.

Beantworten Sie jede E-Mail, die Sie erhalten, unabhängig davon, ob eine Person dies abgelehnt hat, z. B. ein Praktikant oder eine Ablehnung eines Angebots oder einer Ware.

Obwohl E-Mail in der geschäftlichen und privaten Kommunikation seit langem verwendet wird, wissen viele nicht, wie E-Mail richtig geschrieben wird. Die E-Mail-Etikette ist wichtig, um sich optimal zu präsentieren, insbesondere wenn es um den ersten Kontakt mit einem zukünftigen Geschäftspartner geht. Daher ist es wichtig, dass Sie diese Richtlinien ernst nehmen und beim Schreiben von E-Mails an Ihre Geschäftspartner sowie bei der optionalen Kommunikation mit Freunden anwenden.

Und schließlich E-Mail wird nicht für alle Arten der Geschäftskommunikation verwendet. Wenn Sie jemandem einen Job geben, Kritik üben oder detaillierter über ein neues Projekt sprechen möchten, ist es am besten, ein mündliches Interview in einem Meeting zu führen. Ist dies nicht möglich, ist ein Telefon besser als eine E-Mail. Der Hauptgrund dafür ist, dass E-Mail kein umfassendes Kommunikationsmittel ist. Sie können Ihre Meinung oder Meinung zu etwas nicht detailliert per E-Mail äußern, und es fehlt an nonverbaler Kommunikation, was in einigen Fällen von entscheidender Bedeutung ist. Viele Menschen sind beim Lesen von E-Mails nicht konzentriert genug. Entscheiden Sie sich für ein Meeting oder rufen Sie an, um umfassendere und wichtigere Themen zu besprechen.

Leiten Sie niemals E-Mails an Dritte weiter, es sei denn, dies ist erforderlich. Viele haben es eilig, auf das Feld "Weiterleiten an alle" zu klicken, obwohl dies in vielen Fällen völlig unnötig ist.

Wenn es um Witze und Witze über Rasse, Religion oder Politik geht, seien Sie vorsichtig, an wen Sie sie senden. Es wird empfohlen, dass Sie einige Kollegen auswählen, mit denen Sie eine engere Beziehung haben und die Sie kennen, damit die Witze Sie nicht stören und die Sie nicht beleidigen.

Und vor allem Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen der Person richtig buchstabieren an wen Sie eine E-Mail senden. In der Geschäftskommunikation werden Fehler in der Schreibweise des Namens einer Person gemacht, was für die andere Partei bedeuten kann, dass es für Sie so irrelevant ist, dass Sie sich nicht an den Namen erinnern können.

Urheber: M.L. und infostud.com, Foto von Alberto Zornetta / Shutterstock

E-Mails schreiben - So geht es richtig! (September 2020)